Si të menaxhosh rezervimet OTA

Rezervimet OTA nuk sillen si ato që merr në recepsion. Janë të paguara (ose me virtual card), kanë komision OTA, dhe ndryshimet e datës apo dhomës duhet të kalojnë përmes OTA-së. Ky artikull mbulon ç'është ndryshe dhe si t'i menaxhosh ditë për ditë.

Ku shfaqen rezervimet OTA

Pasi Channex (ose channel manager-i) është lidhur, rezervimet OTA shfaqen në HotelBee brenda një ose dy minutave nga konfirmimi i mysafirit. Shfaqen në tre vende:

• Reservations Calendar — si bllok normal, me emrin e OTA (Booking.com, Expedia, Airbnb) si booking source.
• Lista e rezervimeve — filtrueshme sipas booking source që të shohësh vetëm OTA, vetëm direkte, ose një OTA specifike.
• Channel Manager → Bookings — pamja Channex e çdo rezervimi. Përdore për të verifikuar nëse një rezervim mbërriti kur nuk shfaqet ende në HotelBee.

Modelet e pagesës — çfarë është paguar

OTA të ndryshme menaxhojnë pagesën ndryshe. Të dish cilin model aplikon të thotë nëse duhet ta arkëtosh mysafirin në check-out apo jo.

Booking.com

Dy variante: pay-at-the-property (më e zakonshme) dhe Booking.com Payments / virtual card. Pay-at-the-property do të thotë që ti arkëton kartën e mysafirit në mbërritje ose check-out. Booking.com Payments do të thotë që Booking.com mblodhi paratë; të paguajnë (minus komisionin) sipas një orari dhe ti arkëton një virtual card në check-out për shumën bruto, që Booking.com pastaj e tërheq.

Expedia

Kryesisht Expedia Collect (virtual card) — ata mbledhin nga mysafiri, ti e arkëton virtual card në check-out, settlement bëhet sipas orarit. Disa prona përdorin Hotel Collect në Expedia, që funksionon si Booking.com pay-at-property.

Airbnb

Gjithmonë Airbnb-collected — mysafiri pagoi Airbnb në rezervim, Airbnb të paguan (minus host fee) 24 orë pas check-in. Pa kartë për t'u arkëtuar te prona.

Wholesale (Hotelbeds, etj.)

Wholesalers zakonisht të paguajnë me fatura mujore për qëndrimet e akumuluara — pa kartë te rezervimi, pa pagesë të kërkuar nga mysafiri.

Virtual card-et (VCC)

Kur OTA mbledh pagesën, rezervimi vjen me një virtual card — një numër kartë i njëhershëm i vlefshëm vetëm për shumën e rezervimit dhe një periudhë specifike (zakonisht check-in deri disa ditë pas check-out). Hap rezervimin, gjej panelin Payments, kliko Reveal Card për të parë numrin; arkëtoje me terminalin tënd si çdo kartë mysafiri. Veprimi Reveal ka leje dhe regjistrohet.

Çfarë mund dhe çfarë nuk mund të ndryshosh

Disa fusha janë të sigurta për t'u ndryshuar drejtpërdrejt në HotelBee; të tjera duhen ndryshuar te OTA sepse OTA është burimi i së vërtetës.

OK të ndryshohet në HotelBee

• Shënime interne (kërkesa speciale, alergji, VIP)
• ID/pasaportë te profili i mysafirit
• Shtimi i shërbimeve (mëngjes, transfer, mini-bar) — këto shkojnë te fatura, jo te OTA
• Regjistrimi i pagesave (arkëtimi i virtual card ose marrja e kesh/kartë nga mysafiri)
• Caktimi i dhomës specifike fizike (OTA di vetëm llojin)
• Veprimet Check-in / check-out (statuset s'duhet të kthehen te OTA)

Mos ndrysho në HotelBee — ndrysho te OTA

• Datat e check-in ose check-out — mysafiri duhet ta ndryshojë te OTA që emaili dhe rimbursimi të punojnë
• Numri i mysafirëve — prek çmimin OTA
• Lloji i dhomës — kjo është ajo që mysafiri pagoi; ndryshimi do të thotë rezervim i ri te OTA
• Tarifa bazë — OTA është burimi i së vërtetës për sa po paguan mysafiri
• Anulimi — shih pjesën tjetër

Anulimet

Kur mysafiri anulon në Booking.com ose Expedia, anulimi kthehet automatikisht te HotelBee (zakonisht brenda një minute) dhe statusi ndryshon në Cancelled. S'ka pse të bësh asgjë; dhoma bëhet e disponueshme, politika e OTA-së vendos nëse mysafiri ngarkohet.

Nëse prona duhet të anulojë një rezervim OTA (overbooking, force majeure, no-show që duhet ngarkuar), bëje fillimisht te OTA — Booking.com Extranet ose Expedia Partner Central. Anulimi sinkronizohet me HotelBee. Anulimi direkt në HotelBee e lë OTA-në duke menduar që dhoma është ende e rezervuar.

Ndjekja e komisionit

Çdo OTA dërgon një përqindje komisioni te rezervimi (Booking.com 15%, Expedia 18%, etj.). HotelBee e ruan dhe e shfaq te:

• Reports → Booking Source — të ardhura, komision, ADR për OTA. Përdore për të krahasuar vlerën e kanaleve.
• Reports → Commission Report — komisioni i akumuluar për periudhë për rakordim me faturat OTA.
• Pamja e rezervimit — komisioni i shfaqur pranë tarifës te çdo rezervim OTA.

Çfarë shkon te fatura OTA vs te fatura e pronës

OTA tashmë e ka faturuar tarifën e dhomës (ose do ta bëjë). Çdo gjë që shet te prona — restorant, bar, spa, late check-out, parking — shkon te fatura HotelBee dhe arkëtohet veçmas. Fatura për një rezervim OTA zakonisht ka vetëm totalin OTA si rresht të paguar plus shtesat e pronës.

Probleme të zakonshme

• Rezervim që mungon — Channel Manager → Bookings tregon çfarë mbërriti te Channex; nëse është aty por jo në HotelBee, mapping është gabim.
• Lloj dhome i gabuar — dhoma OTA mapped te një lloj tjetër HotelBee. Rregullo mapping te Backoffice → Room Types dhe risinkronizo.
• Tarifë e gabuar — mapping i planit të tarifës është gabim, ose OTA përdor tarifë të vjetër. Kontrollo logs e Channex për çfarë u dërgua dhe kur.
• Double booking — dy OTA shitën të njëjtën dhomë para se disponueshmëria të rifreskohej. Lëviz një mysafir te dhomë tjetër e të njëjtit lloj, ose bëj upgrade. Vendos buffer 1-dhomë në Channex për të zvogëluar përsëritjen.
• Virtual card e refuzuar — zakonisht arkëtuar jashtë periudhës ose për shumë të gabuar. Rikontrollo detajet dhe datën e aktivizimit.