Si të bësh stock count dhe rregullim

Sado i kujdesshëm të jetë POS dhe dokumentet e inventarit, stoku fizik dhe ai i sistemit do të largohen me kohë — derdhje, thyerje, gabime POS, ingredient over-pours, vjedhje. Numërimet periodike e kapin largimin herët, të japin një shifër të besueshme shrinkage, dhe rivendosin baseline. Ky artikull kalon nëpër workflow.

Para se të nisësh numërimin

• Vendos për scope: vetëm një warehouse, apo të gjitha sot? Një nga një është më shpejt dhe më saktë.
• Zgjedh një moment të qetë — fund turni, para hapjes, mes shërbimeve. Stoku duhet të jetë i palëvizshëm gjatë numërimit.
• Ndalo shitjet POS për atë warehouse nëse mundesh. Nëse jo, prano që shitjet gjatë numërimit do duhet të rakordohen veçmas.
• Sill dy persona: njëri numëron, tjetri regjistron. Një clipboard me stokun e printuar ndihmon por s'është i nevojshëm — mund të numërosh blind dhe të futësh aktualet te ekrani.

Hapi 1 — Hap faqen Adjust Inventory

POS → Inventory. Lart te lista, kliko butonin Adjust Inventory. Faqja ngarkohet me filtra bosh.

Hapi 2 — Ngarko stokun e sistemit

1. Zgjedh Warehouse që do të numërosh. E nevojshme.
2. (Opsional) Zgjedh një Category që ta kufizosh listën në një seksion — "Verëra", "Birra", "Pastrim". Për numërime javore bari, kjo është shumë më shpejt se të scroll-osh 200 produkte.
3. Vendos Date dhe Time për kur u bë numërimi — zakonisht tani nëse po numëron live, por përdor momentin aktual nëse po fut një numërim më të hershëm.
4. Kliko Load Products. Tabela popullohet me një rresht për produkt: emri, kategoria, sasia e sistemit në atë timestamp, dhe një kolonë bosh Adjusted Quantity për input.

Hapi 3 — Vendos numërimet fizike

Kalo nëpër warehouse dhe numëro çdo produkt. Ndërkohë, vendos shifrën aktuale te kolona Adjusted Quantity. Lëre rreshtin bosh kur sistemi dhe fizikja përputhen — bosh do të thotë "pa rregullim për këtë produkt". Vetëm produktet që ndryshojnë kanë nevojë për input.

Për njësi të pjesshme (shishe gjysmë bosh, kasa të pjesshme), përdor decimale. Sistemi përdor saktësi me 2 decimale: 0.50 për gjysmë shishe, 0.25 për një çerek. Mos u përpiq të jesh më saktë se njësia më e vogël që shet — s'ka pikë të logosh 0.137 të një shishe.

Hapi 4 — Shto note auditi

Poshtë tabelës është fusha Note. Plotësoje. Notes të mira përmbajnë kush numëroi, scope-n, dhe çdo anomali që ia vlen të theksohet:

• "Numërim javor bari 14 prill nga Mira dhe Andi. 0.7 shishe vere të pa-llogaritura te kategoria red, 2 tonik që mungojnë — dyshohet kuzhina."
• "Numërim mujor housekeeping 1 maj nga H. Plata. I gjithë stoku amenity përputhet. Stok peshqirësh 184 vs sistem 200 — hetim në vazhdim, ndoshta gabim transfer javën e kaluar."
• "Numërim tremujor retail, Spa 1 korrik, nga Edon. Variancë brenda tolerancës."

Hapi 5 — Ruaj

Kliko Save. HotelBee krijon një rregullim inventari për çdo produkt ku Adjusted Quantity ndryshon nga vlera e ngarkuar. Çdo rregullim ka timestamp, lidhet me warehouse, ka note-n tënde, dhe nënshkruhet me userin. Bilanci i produktit për atë warehouse bëhet Adjusted Quantity nga ai moment.

Pas numërimit

• Rishiko variancën — diferenca e dukshme mes të vjetrës dhe të resë te çdo rresht është shrinkage për këtë periudhë. Surpriza të mëdha (5%+ te një produkt me vlerë të lartë) meritojnë follow-up: a u shënuan produktet e duhura në POS? A pati transfer të paregjistruar? A është deduction factor ende i drejtë?
• Rifillo POS për atë warehouse. Shitjet e mëtejshme tani zbresin nga baseline i korrigjuar.
• Ndiq shrinkage me kohë — rregullimet grumbullohen te ledger i inventarit. Një view raportues mbi to është metrika më e lirë e theft/wastage që ke.

Patterna që shohim në praktikë

• Bari javor — të dielën në mbyllje. Bar manager + duty supervisor. Filtro me Verëra, Birra, Spirits në tri passes. Note shpjegon kush dhe çdo incident të javës.
• Pantry restoranti javor — mes drekës dhe darkës, çdo të mërkurë. Chef + sous-chef. Më pak granular se bari; përqendrohu te artikujt me kosto të lartë (proteina, vajra premium, djathra).
• Housekeeping mujor — i pari i muajit. Head housekeeper + asistent. Shishe amenity, peshqir, çarçafë. Lëvizje më e ngadaltë; mujor e kap driftin mirë.
• Numërim vjetor i plotë — mbyllja 31 dhjetor ose mëngjesi 1 janar. Të gjitha warehouses, të gjitha kategoritë, në të njëjtën ditë. Bëhet bilanci hapës i vitit financiar të ri.