Si të regjistrosh një dokument inventari

Tre lloje dokumentesh mbulojnë pothuajse çdo lëvizje stoku që s'është shitje POS: purchase orders (diçka mbërriti), transfers (diçka u zhvendos), deductions (diçka u zhduk pa u shitur). Ndajnë të njëjtin layout forme, të njëjtin flow statusi, dhe rregullin "vetëm Delivered ndryshon stokun". Ky artikull kalon nëpër secilin.

Ku të nisesh

POS → Inventory. Lista shfaq dokumentet e javës së fundit; zgjeroni date range nga filtri për histori. Kliko + për të krijuar. Gjëja e parë në formë është zgjedhja e Type — ndryshon cilat fusha shfaqen më tej.

Purchase order — regjistrim i stokut të marrë

Kur mallrat mbërrijnë nga furnitori. Forma ka më shumë fusha se dy llojet e tjera sepse menaxhon edhe marrëdhënien me furnitorin dhe bill.

1. Zgjedh Type = Purchase Order (default). Shfaqen Supplier dhe Warehouse To.
2. Zgjedh furnitorin nga autocomplete. Nëse s'është te lista, kliko butonin New Supplier — hap formën që ta shtosh në moment.
3. Zgjedh Warehouse To — ku do të zbresë stoku. Default është warehouse i parë nëse s'është vendosur.
4. Vendos Date dhe Time për kur u morën mallrat (default është tani). Vendos Currency. Opsionalisht Serial (numri i referencës nga delivery note) dhe Description.
5. Vendos për Create Bill. Shënoje nëse do që kostoja të ndiqet te accounts payable (më e zakonshme). Mos e shëno nëse do të krijosh bill veçmas.
6. Shto line items te tabela Items. Për çdo rresht: zgjedh produktin, vendos sasinë, vendos çmimin (kosto për purchase unit), dhe rregullo taksën nëse ndryshon nga default. Totali për rresht = sasi × çmim + taksë (ose − taksë nëse included).
7. Nëse një produkt nga delivery note s'ekziston, kliko + te një rresht bosh → Quick Create Product. Një modal i vogël të lejon të vendosësh esenciale (emër, kategori, units, taksë) dhe ruan një produkt të ri që plotësohet automatikisht te rreshti. Pjesën tjetër mund ta plotësosh më vonë te POS → Products.
8. Apliko një discount header te kutia Amounts nëse furnitori dha (shumë totale ose përqindje).
9. Kliko Save as Confirmed (lart-djathtas). Ruan dokumentin DHE vendos statusin Delivered në një hap, që është ajo që do kur mallrat janë para teje fizikisht. Stoku për çdo artikull shtohet te Warehouse To.

Inventory transfer — lëvizje stoku mes warehouse-ve

Kur stoku lëviz fizikisht: rimbushja e frigoriferit të barit nga main store, lëvizja e furnizimeve të spa-s në një dhomë trajtimi, transferimi i peshqirëve nga lavanderia te housekeeping. Pa para në lojë.

1. Zgjedh Type = Inventory Transfer. Forma shfaq Warehouse From DHE Warehouse To. Supplier dhe bill zhduken; kolona e çmimit çaktivizohet.
2. Zgjedh Warehouse From (nga del stoku) dhe Warehouse To (ku mbërrin). Të ndryshëm, sigurisht.
3. Shto line items me sasi. Vetëm produktet që ekzistojnë te warehouse burim ofrohen te autocomplete (forma filtron sipas warehouseFrom).
4. Save as Confirmed. Burimi humb sasinë, destinacioni e fiton.

Inventory deduction — stok dalës për arsye jo-POS

Kur stoku zhduket pa kaluar nga POS: thyerje, skadim, vjedhje, ushqim stafi, falas mysafiri, donacion. Audit trail është kritik këtu — Description është regjistrimi yt i pse.

1. Zgjedh Type = Inventory Deduction. Vetëm Warehouse From shfaqet (ku del stoku).
2. Zgjedh Warehouse From.
3. Plotëso Description me arsyen, datën dhe dëshmitarin nëse aplikohet: "3 gota vere thyer gjatë shërbimit 12 prill, dëshmuar nga F&B manager".
4. Shto line items me sasi. Save as Confirmed. Burimi ulet me sasinë.

Flow i statusit — çfarë bën çdo buton

Kutia Status djathtas ka butona për Draft, Ordered, Delivered, dhe Close (cancel). Rrjedhin afërsisht në këtë rend:

• Draft — punë në vazhdim. Pa lëvizje stoku. Default për dokumente të reja që ruan pa konfirmuar.
• Ordered — dërguar te furnitori (purchase orders) ose i caktuar (transfers). Përsëri pa lëvizje. Pasi Ordered, line items dhe forma janë vetëm-lexim — për t'i ndryshuar duhet të anulosh dhe rikrijosh.
• Delivered — mallrat marrë fizikisht. Ndryshimet e stokut ndodhin këtu, atomikisht me ruajtjen. Pas Delivered, items dhe warehouses janë të mbyllura.
• Cancelled — i anuluar. Zhbën çdo ndryshim stoku. Përdor Close (cancel) për dokumente që s'janë Delivered ende, dhe Void (butoni i kuq te dokumentet Delivered) për ato që janë.

Printo ose shkarko PDF

Kutia Print ka Download (ruan PDF) dhe Print (dërgon te printeri). Zgjedh PDF Language te zona Details për të kontrolluar gjuhën — i dobishëm kur furnitori e do anglisht dhe kontabilisti shqip. PDF përmban bllokun e furnitorit, line items me sasi dhe çmime, totalet, dhe pagesat e regjistruara.

Këshilla praktike

• Përdor date range filter te lista për të gjetur dokumente shpejt — default është 7 ditët e fundit, zgjeroje kur kthen sytë te blerjet e muajit të kaluar.
• Filtri i tipit te lista të lejon të izolosh vetëm purchase orders ose vetëm deductions kur rakordon.
• Nëse s'shënove Create Bill në momentin e ruajtjes por më vonë do një, butoni Create Bill te purchase order i ruajtur ndërton dhe lidh një bill nga të njëjtat të dhëna.
• Pasi bill është i lidhur, butoni View Bill të çon direkt — i dobishëm kur duhet të shtosh pagesë nga ana e Bills.
• Currency është për dokument. Nëse importon në EUR por raporton në ALL, dokumenti mban koston EUR; raportet konvertojnë me kursin e datës së dokumentit.