Hyrje në menaxhimin e inventarit dhe stokut

Nëse POS është arka, inventari është magazina pas saj. HotelBee ndjek çdo produkt si bilanc lëvizës për warehouse, i llogaritur nga një log kronologjik dokumentesh inventari dhe shitjesh POS. Ky artikull të jep modelin — çfarë është një warehouse, çfarë është një produkt, çfarë lloj dokumentesh ekzistojnë, kur ndryshon stoku, dhe si lidhet POS me të. Pasi të jenë të qarta këto pjesë, artikujt how-to bien në vend.

Pesë pjesët në lëvizje

Warehouses

Warehouse është një vend fizik (ose logjik) ku ndodhet stoku. Shumica kanë të paktën dy — "Main Store" për inventar të madh dhe "Bar/Restorant" për stok të përditshëm. Disa shtojnë specifike: "Housekeeping", "Engineering", "Spa". Warehouse ka vetëm name, code, dhe description (POS → Warehouses).

Produktet

Produkti është çdo gjë që stokon ose shet. Produktet ndodhen te moduli POS (POS → Products) por janë njësia matëse edhe për inventarin. Dy lloje produktesh kanë rëndësi:

• Standard — një SKU i vetëm. Shishe Coca-Cola 33cl, qese kripë deti, peshqir. Stoku ndiqet direkt.
• Composed (recetë) — i ndërtuar nga produkte të tjera. "Mojito" = 50ml rum i bardhë + 30ml limon + 2 fletë mente + akull. Receta është tableData te produkti composed. Produkti composed nuk ka stok të vetin; shitja zbret çdo përbërës.

Dokumentet e inventarit (tre tipet)

Inventory → Inventories list tregon çdo lëvizje stoku përveç shitjeve POS. Tre tipe:

• Purchase order — stok hyrës. Ka furnitor dhe warehouse destinacion. Opsionalisht krijon bill që kostoja të kalojë në accounts payable.
• Inventory transfer — stok që lëviz mes warehouse-ve. Ka warehouse burim dhe destinacion, pa lëvizje parash. Përdor kur frigoriferi i barit duhet të rimbushet nga main store.
• Inventory deduction — stok dalës për arsye jo-POS: thyerje, skadim, ushqim stafi, falas mysafiri, write-off. Vetëm warehouse burim. Description është audit trail — "3 gota vere thyer 12 prill".

Shitjet POS (i katërti i heshtur)

Çdo porosi POS e mbyllur zbret stokun gjithashtu — pa zhurmë, pa lloj dokumenti për të menaxhuar. Zbritja zgjedh warehouse-n e lidhur me POS point që mbylli porosinë. Produktet composed shpërndahen në zbritje përbërësish. Produktet me ignoreStock kapërcehen (përdor për gjëra si "open bar tab" që s'janë stok real).

Stock counts dhe rregullime

Periodikisht — javë për bare, muaj për housekeeping, tremujor për artikuj me lëvizje të ngadaltë — krahason stokun e sistemit me numërimin fizik. Inventory → Adjust Inventory ngarkon stokun e sistemit për një warehouse në një datë të zgjedhur dhe të lejon të shkruash shifrën aktuale. Diferenca bëhet rregullim, e audituar me një note.

Si lëviz një njësi stoku nëpër sistem

Ndiq një shishe vere të kuqe nëpër HotelBee:

1. Merr një kasë me 12 shishe nga furnitori. Krijo purchase order për 12 shishe → Main Store. Shëno Delivered. Stoku Main Store për atë verë: +12.
2. Frigoriferi i barit ka nevojë për stok për fundjavën. Krijo inventory transfer për 4 shishe, nga Main Store te Bar/Restorant. Shëno Delivered. Main Store: -4. Bar/Restorant: +4.
3. Një kamerier derdh një shishe. Krijo inventory deduction për 1 shishe nga Bar/Restorant. Description: "Derdhje gjatë shërbimit 12 prill, dëshmuar nga F&B manager". Bar/Restorant: -1.
4. Dy mysafirë porositin gota vere të kuqe. POS shënon dy shitje. Produkti glass-of-red është composed (1 gotë = 0.15 shishe). POS auto-zbret 0.30 shishe nga Bar/Restorant. Bar/Restorant: -0.30.
5. Në fund të javës, bar manager numëron frigoriferin: 2.5 shishe fizikisht të mbetura. Sistemi thotë 2.7. Bëj stock-count adjustment për atë verë në Bar/Restorant: 2.7 → 2.5. Diferenca 0.2 logohet me note "14 prill numërim javor, 0.2 të pa-llogaritura".

Statusi: kur stoku lëviz vërtet

Dokumentet e inventarit kanë katër statuse me kuptim konsistent:

• Draft — duke u përgatitur. Pa ndikim te stoku. E dobishme për purchase order që ende po negocion me furnitorin.
• Ordered — dërguar te furnitori; mallrat ende s'kanë ardhur. Përsëri pa ndikim.
• Delivered — mallrat marrë (ose transfer/deduksion i konfirmuar). Ndryshimet e stokut ndodhin këtu. I vetmi status që ndikon te bilancet e warehouse.
• Cancelled — i anuluar. Nëse dokumenti ishte Delivered, anulimi e zhbën ndryshimin. Përdor Cancel në vend të fshirjes që audit trail të mbetet.

Si lidhet inventari me bills dhe pagesat

Purchase orders mund të krijojnë ose lidhen me një bill (faturë furnitori) që kostoja të kalojë në accounts payable. Shëno "Create bill" kur ruan purchase order, ose përdor butonin Create Bill te purchase order i ruajtur. Pasi të lidhet, pagesat shtohen direkt nga dokumenti i inventarit — përditësojnë balancin paid/unpaid të bill. Dy llojet e tjera (transfer, deduction) janë vetëm stok; pa para në lojë.

Ku gjendet çdo pjesë te menyja

• Lista dhe krijimi i inventarit — POS → Inventory. Filtro me date range dhe lloj dokumenti.
• Warehouses — POS → Warehouses.
• Stock count / Adjust inventory — Faqja Inventory → butoni Adjust Inventory (lart te lista).
• Inventory import — Faqja Inventory → butoni Import Inventory. Për ngarkim masiv kur migron nga sistem tjetër.
• Produkte dhe kategori — POS → Products. Forma e çdo produkti ka tabelën Warehouses ku vendos stokun fillestar për warehouse.
• Furnitorët — POS → Suppliers. Çdo furnitor ka profil me balance overview, bills timeline, dhe inventory history.

Hapat e mëtejshëm

• Si të konfigurosh warehouses dhe produkte — setup i parë me stok fillestar.
• Si të regjistrosh një dokument inventari — purchase orders, transfers, dhe deductions hap pas hapi.
• Si të bësh stock count dhe rregullim — workflow periodik i rakordimit.