Hyrje në menaxhimin e inventarit dhe stokut

01

Depot

Një depo është një vend fizik ose logjik ku ndodhet stoku. Shumica e hoteleve kanë të paktën dy depo: dyqanin kryesor për inventar të madh dhe barin ose restorantin për stok të përditshëm. Disa shtojnë depo specifike si shërbimi i dhomave, inxhinieria ose qendra spa.

Çdo depo ka vetëm tre atribute: emrin, kodin dhe përshkrimin. Depot menaxhohen te Sistemi i pikës së shitjes → Depot.

02

Produktet

Produkti është çdo gjë që stokon ose shet hoteli. Produktet ndodhen te moduli i sistemit të pikës së shitjes, por janë njësia matëse edhe për inventarin. Ekzistojnë dy lloje:

StandardNjë kod identifikimi i vetëm. Shishe Coca-Cola 33cl, qese kripë deti, peshqir. Stoku ndiqet direkt.I përbërë (recetë)I ndërtuar nga produkte të tjera. Shitja zbret automatikisht çdo përbërës — produkti i përbërë nuk ka stok të vetin.

Shembull: "Mojito" = 50 ml rum i bardhë + 30 ml lëng limoni + 2 fletë mente + akull. Kur shitet një Mojito, sistemi zbret çdo përbërës nga depo përkatëse.

03

Dokumentet e inventarit

Lista e inventarëve tregon çdo lëvizje stoku përveç shitjeve të sistemit të pikës së shitjes. Ekzistojnë tre lloje dokumentesh:

Urdhër blerjeStok hyrës. Ka furnitor dhe depo destinacion. Mund të krijojë faturë për llogaritë e pagueshme.Transferim inventariStok që lëviz mes depove. Depo burim dhe destinacion — pa lëvizje parash.Zbritje inventariStok dalës jo nga shitjet: thyerje, skadim, ushqim stafi, falas mysafiri, fshirje nga librat.

04

Shitjet dhe zbritja e stokut

Çdo porosi e mbyllur në sistemin e pikës së shitjes zbret stokun automatikisht — pa dokument shtesë për të menaxhuar. Zbritja zgjedh depon e lidhur me pikën e shitjes që mbylli porosinë.

Produktet e përbëra shpërndahen në zbritje përbërësish. Produktet me opsionin "shpërf. stokun" kapërcehen — të dobishme për artikuj si "skedë e hapur bari" që nuk janë stok real.

05

Numërimet dhe rregullimet

Periodikisht — javë për bare, muaj për shërbimin e dhomave, tremujor për artikuj me lëvizje të ngadaltë — krahasoni stokun e sistemit me numërimin fizik. Shkoni te Inventari → Rregullim Inventari, zgjidhni depon dhe datën, shkruani shifrën aktuale. Diferenca bëhet rregullim i audituar me shënim.

06

Si lëviz një njësi stoku — shembull i plotë

Ndiq një shishe vere të kuqe nëpër HotelBee:

1Blerja: Merr 12 shishe nga furnitori. Krijo urdhër blerje → Dyqani Kryesor. Shëno Dorëzuar. Stoku: +12.2Transferimi: Bari ka nevojë për stok. Krijo transferim: 4 shishe nga Dyqani Kryesor → Bar/Restorant. Dyqani Kryesor: −4. Bar/Restorant: +4.3Derdhja: Kamarieri derdh një shishe. Krijo zbritje inventari me shënim: "Derdhje gjatë shërbimit 12 prill". Bar/Restorant: −1.4Shitja: Dy mysafirë porosisin gota vere. Produkti i përbërë (1 gotë = 0.15 shishe) zbret automatikisht 0.30 shishe. Bar/Restorant: −0.30.5Numërimi javor: Menaxheri numëron 2.5 shishe fizikisht; sistemi thotë 2.7. Bëj rregullim: 2.7 → 2.5. Diferenca 0.2 regjistrohet me shënim.

07

Statuset e dokumenteve

Të gjitha dokumentet e inventarit ndjekin katër statuse me kuptim konsistent:

DraftiDuke u përgatitur. Pa ndikim te stoku.PorositurDërguar te furnitori. Mallrat nuk kanë ardhur.DorëzuarNdikimi i vetëm te stoku. Bilancet ndryshohen këtu.AnuluarNëse ishte Dorëzuar, anulimi zhbën ndryshimin.

Përdorni Anullo në vend të fshirjes — kështu gjurma e auditimit mbetet e plotë.

08

Inventari, faturat dhe pagesat

Urdhrat e blerjes mund të krijojnë ose lidhen me një faturë furnitori, që kostoja të kalojë në llogaritë e pagueshme. Shënoni "Krijo faturë" kur ruani urdhrin e blerjes, ose përdorni butonin Krijo Faturë te dokumenti i ruajtur. Pagesat shtohen direkt nga dokumenti — përditësojnë gjendjen e paguar/të papaguar të faturës.

Transferimet dhe zbritjet janë vetëm lëvizje stoku — pa para në lojë.

09

Ku gjendet çdo funksion

Lista e inventaritSistemi i pikës së shitjes → InventariDepotSistemi i pikës së shitjes → DepotRregullim inventariInventari → butoni "Rregullim Inventari"Importim inventariInventari → butoni "Importim Inventari"Produkte dhe kategoriSistemi i pikës së shitjes → ProduktetFurnitorëtSistemi i pikës së shitjes → Furnitorët

Hapat e mëtejshëm

Çfarë të bëni tani

Konfiguro depot ↗Konfigurimi i parë me stok fillestar për çdo depo.Regjistro dokumentin ↗Urdhrat e blerjes, transferimet dhe zbritjet, hap pas hapi.Numërim stoku ↗Rrjedha periodike e rakordimit dhe rregullimit.