Hyrje në pagesat

Pagesat në HotelBee janë të ndara në tre shtresa — me çfarë paguan mysafiri (metoda), ku shkojnë paratë në kontabilitet (llogaria) dhe si i sheh autoriteti tatimor (metoda fiskale). Pasi konfigurohen, çdo pagesë e regjistruar në recepsion, POS ose booking engine rrjedh pastër. Ky artikull të jep hartën.

Tre shtresat

1. Metoda e pagesës (me çfarë pagoi mysafiri)

Metoda është ajo që shfaqet te dialogu i pagesës: "Kesh", "Visa", "Maestro", "Transfer Bankar EUR", "Booking.com Virtual Card", "Room Charge", "Voucher". Çdo metodë ka një tip bazë — cash, card, bank, account ose roomCharge — që përcakton sjelljen.

2. Llogaria e pagesës (ku qëndrojnë paratë)

Llogaritë e pagesës janë plani yt i llogarive, me kode të para-konfiguruara për hoteleri: 1000 Arkë, 1010 Arkë e Vogël, 1100 Llogari Bankare Kryesore, 1200 Clearing Kartash, 1300 Llogari të Arkëtueshme, etj. përmes të ardhurave (4xxx), shpenzimeve (5xxx-6xxx) dhe detyrimeve tatimore (2100). Çdo metodë pagese tregon te një llogari e paracaktuar, kështu që kur mysafiri paguan kesh në recepsion, HotelBee e poston te llogaria Front Desk Cash automatikisht.

3. Metoda fiskale (çfarë sheh autoriteti)

Në juridiksione me fiskalizim të detyrueshëm në kohë reale (eFiskalizimi i Shqipërisë, RT i Italisë, pjesë të Greqisë), çdo pagesë duhet të deklarojë një kategori fiskale te autoriteti. Formulari i metodave të pagesës të detyron të zgjedhësh një metodë fiskale; sistemi pastaj e përfshin atë klasifikim te çdo faturë fiskale.

Opsionale: HotelBee Payments (Stripe)

HotelBee Payments është integrimi i ndërtuar për procesim kartash me Stripe Connect. Pasi të aktivizohet te Settings → HotelBee Payments, merr katër aftësi shtesë:

• Arkëtim karte brenda aplikacionit — arkëto një kartë nga rezervimi ose POS pa terminal të jashtëm.
• Paradhënie nga booking engine — mysafirët direkt paguajnë paradhënie (ose paraprakisht plotësisht) kur rezervojnë në sajt.
• Autorizim karte — dërgo mysafirit një link të sigurt para mbërritjes; ai vendos kartën, ti e arkëton më vonë. Zëvendëson rrjedhën "dërgo një kopje të kartës me email".
• Pagesa dalëse dhe raporte — Settings → HotelBee Payments ka tabe për Payments, Payouts dhe account settings, të embedded përmes Stripe Connect.

Ku regjistrohen pagesat

Çdo pagesë në HotelBee merr një rresht te lista e transaksioneve me metodën, llogarinë, monedhën, shumën, kush e mori, dhe cilit rezervim/porosi/fature i përket. Pagesat futen nga njëri prej këtyre ekraneve:

• Pamja e rezervimit — paradhënie para mbërritjes, pagesa gjatë qëndrimit, mbyllja në check-out.
• Dialogu i pagesës POS — mbyllja e një porosie restoranti ose bari me kesh, kartë, voucher ose room charge.
• Booking engine — rezervime direkte online që përfshinë paradhënie (vetëm HotelBee Payments).
• Channel manager — virtual card-et nga Booking.com / Expedia, të arkëtuara nga pamja e rezervimit.
• Transaksione manuale — për lëvizje që nuk lidhen me rezervim apo porosi (depozitime arke, transferta llogari në llogari, balanca hapëse).

Rrjedhë tipike e parave

Një qëndrim normal hoteli gjeneron një sekuencë si kjo, e dukshme te paneli i pagesave të rezervimit dhe te raporti ditor i transaksioneve:

1. Bëhet rezervimi → 30% paradhënie e arkëtuar me kartë (llogaria online deposit).
2. Mysafiri bën check-in → pa pagesë shtesë.
3. Gjatë qëndrimit → mysafiri ngarkon €40 porosi POS te dhoma (room charge, postohet te fatura).
4. Check-out → bilanci mbyllur me terminal kartë (kartë, llogaria card-clearing).
5. Rakordim ditor → finance importon transaksionet ditore te sistemi i kontabilitetit duke përdorur kodet e llogarive.

Integrime fiskalizimi

HotelBee komunikon me disa protokolle fiskalizimi në kohë reale:

• Shqipëri (eFiskalizim) — fiscal cash desk dhe business setup te Settings → Integrations → Fiscal. Çdo faturë dhe receipt POS dërgon IIC, NIVF dhe NSLF te autoriteti para printimit.
• Bilanc (kontabilitet shqiptar) — eksporton pagesat dhe faturat te Bilanc me kodet e duhura, që finance të mos i rifusë.
• Financa5 — eksport alternativ kontabël shqiptar.

Kartat e ruajtura dhe autorizimet

Ruajtja e numrave të kartës si tekst i thjeshtë është dështim PCI compliance dhe rrezik sigurie. HotelBee e zgjidh në mënyrë të sigurt me dy rrugë:

• Virtual card OTA — ruajtje e enkriptuar; Reveal kërkon leje dhe regjistrohet. Arkëto në ose pas datës së aktivizimit.
• Link autorizimi karte — dërgo mysafirit një URL të vetme; ai vendos kartën te një faqe Stripe, karta tokenizohet te llogaria jote Stripe, dhe ti e arkëton përmes HotelBee pa parë numrin.