Si të marrësh një pagesë te një rezervim

Tre momente në një qëndrim zakonisht gjenerojnë pagesë: paradhënia në rezervim, një top-up gjatë qëndrimit (shtesa, room service) dhe mbyllja në check-out. Rrjedha është e njëjtë në të treja — hap rezervimin, shto pagesën, zgjidh metodën, konfirmo. Ky artikull kalon nëpër variantet.

Hapi 1 — Hap rezervimin

Nga kalendari, lista e rezervimeve ose profili i mysafirit, kliko rezervimin. Paneli Payments në të djathtë shfaq çfarë është paguar, nga kush dhe bilancin.

Hapi 2 — Shto pagesën

Kliko Add Payment. Dialogu kërkon:

• Metoda — çdo metodë aktive shfaqet (Kesh, Visa, IBAN, Voucher, etj.).
• Shuma — para-mbushet me bilancin aktual. Modifikoje nëse mysafiri paguan më shumë ose më pak.
• Monedha — parazgjedhja është monedha e rezervimit. Ndryshoje nëse pranon monedhë të huaj; HotelBee konverton me kursin e konfiguruar.
• Shënimi — opsional, për audit trail ("Kesh, IBAN slip i ruajtur", "Terminal ref 12345").
• Data — parazgjedhja është tani. Ndryshoje nëse po e regjistron një pagesë që ka mbërritur më herët (p.sh., transfer që erdhi javën e kaluar).

Kliko Confirm. Paneli Payments përditësohet menjëherë, bilanci ulet, pika e pagesës te kalendari ndryshon ngjyrë (pa-pikë → portokalli → jeshile).

Paradhënie para mbërritjes

Për tarifa non-refundable ose çdo politikë që kërkon paraprakisht, merr paradhënien para se mysafiri të mbërrijë. Rrjedha të zakonshme:

• Transfer bankar — mysafiri dërgon shumën, ti e regjistron si metodë Bankë te rezervimi kur mbërrin.
• Kartë me telefon — merr detajet e kartës, arkëto te terminali, regjistro si Kartë. Mos e ruaj numrin e kartës askund pas.
• Link autorizimi karte — me HotelBee Payments aktiv, dërgo mysafirit një link të sigurt nga rezervimi. Vendos kartën te faqe Stripe; ti e arkëton më vonë nga HotelBee.
• Paradhënie nga booking engine — për rezervime direkte, paradhënia arkëtohet në momentin e rezervimit dhe shfaqet te rezervimi e paguar. Pa veprim manual.

Virtual card OTA

Kur një rezervim Booking.com ose Expedia mbërrin me virtual card, detajet ruhen të enkriptuara. Për ta arkëtuar:

1. Prit datën e aktivizimit (VCC të Expedia aktivizohen në check-in).
2. Te rezervimi, kliko Reveal Card. Ka leje dhe regjistrohet.
3. Arkëto te terminali për totalin OTA (shumën e kartës, jo bruto).
4. Regjistro pagesën në HotelBee me metodën "Booking.com Virtual Card" ose ngjashëm.

Mbyllje në check-out

Në check-out, fatura totalizon gjithçka — akomodim, shërbime, porosi POS room-charge, taksa — dhe shfaq bilancin pas paradhënieve. Merr pagesën përfundimtare me të njëjtën rrjedhë: Add Payment, zgjidh metodën, konfirmo. Pasi bilanci shkon në zero, finalizo invoice (modali i check-out të lejon t'i bësh të dyja në një hap). Shih artikullin e check-out për sekuencën e plotë.

Pagesa multi-metodë

Mysafirët nganjëherë e ndajnë faturën mes kesh dhe kartë, ose mes dy kartash, ose mes karte personale dhe korporate. Dy mënyra:

• Shto disa pagesa — hap Add Payment dy herë. Një për kesh (€100), pastaj për kartën (€150). Dy rreshta transaksionesh.
• Dialogu multi-metodë — kur aktivizohet te settings, dialogu të lejon të futësh të dyja shumat në një ekran dhe konfirmosh bashkë.

Pagesa në monedhë të huaj

Nëse rezervimi është në EUR por mysafiri paguan në USD ose ALL, ndrysho monedhën te dialogu. HotelBee përdor kursin e konfiguruar te Settings → Currencies (ose specifikun e rezervimit nëse ka) për të konvertuar dhe postuar ekuivalentin në monedhën e rezervimit. Monedha origjinale dhe shuma ruhen që cash-up të mbetet i balancuar.

Printo faturat

Pas çdo pagese mund të printosh një faturë ("payment slip") nga paneli Payments. Për paradhëniet para mbërritjes, dërgo mysafirit faturën PDF me email nga i njëjti ekran — e dobishme për të konfirmuar që paradhënia mbërriti.

Zhbëj ose modifiko një pagesë

Gabimet ndodhin — shumë e gabuar, metodë e gabuar, rezervim i gabuar. Hap rreshtin e pagesës te paneli Payments, kliko Edit, ndrysho shumën/metodën/shënimin, ose kliko Delete për ta hequr. Nëse u gjenerua regjistër fiskal, HotelBee dërgon mesazh fiskal të kundërt. Të gjitha modifikimet dhe fshirjet regjistrohen.