Rimbursimet dhe notat e kreditit

Kthimet ndodhin — arkëtim i gabuar, qëndrim i anuluar pas paradhënies, rimbursim paradhënie për largim të hershëm, kontestim, gabim OTA. HotelBee i ndan në dy operacione sepse janë gjëra të ndryshme: rimbursimi lëviz para, nota e kreditit rregullon regjistrin fiskal/kontabël. Shumica e kthimeve të plota kërkojnë të dyja.

Rimbursim vs notë krediti — kur cila

• Para të paguara por pa faturë fiskale ende — vetëm rimbursim. Pagesa është ende draft te fatura; hiqe (ose rimburso shumën) dhe mbaron.
• Faturë fiskale e lëshuar + pagesë e marrë → mysafiri kërkon kthim të plotë — lësho notë kreditit për faturën, pastaj rimburso pagesën.
• Faturë fiskale, kthim i pjesshëm — lësho notë kreditit për diferencën, pastaj rimburso shumën përkatëse.
• Faturë e gabuar (klient i gabuar, TVSh e gabuar) — anulo me notë kreditit, lësho një faturë të re të saktë. Pa lëvizje parash; vetëm dokumentacion për autoritetin tatimor.

Si të rimbursosh një pagesë

Hap rezervimin. Te paneli Payments, gjej pagesën për ta kthyer. Dy rrugë sipas si u mor:

Nëse paguar përmes HotelBee Payments (Stripe)

Kliko rreshtin e pagesës, pastaj Refund. Fut shumën (të plotë ose të pjesshme) dhe arsyen. HotelBee dërgon rimbursimin te Stripe, që krediton kartën origjinale. Rimbursimi shfaqet te bilanci i mysafirit zakonisht në 3–5 ditë pune. Rreshti i pagesës merr një rresht rimbursimi nën të.

Nëse paguar te terminal i jashtëm

Bëj rimbursimin fillimisht te terminali (shumica kanë butonin Refund ose Reverse). Pastaj në HotelBee, kliko rreshtin dhe Add Refund — regjistro shumën negative me të njëjtën metodë (Kartë) dhe referenco slip-in e terminalit te shënimi. Tani ekzistojnë dy regjistrime: pagesa origjinale dhe rreshti i rimbursimit.

Nëse paguar kesh

Merr keshin nga arka, jepja mysafirit, pastaj në HotelBee kliko pagesën dhe Add Refund me të njëjtën metodë Kesh. Merr nënshkrimin e menaxherit te slip-i nëse prona e kërkon.

Nëse paguar me virtual card OTA

Rimburso përmes OTA-së, jo direkt. OTA lëshoi virtual card, mori pagesën nga mysafiri dhe i ndjek të dyja. Anulo rezervimin te ekstraneti i OTA — ata e kthejnë kartën nga ana e tyre. Nëse OTA tashmë të ka paguar, kontakto support-in e tyre për t'i tërhequr fondet.

Si të lëshosh një notë krediti

Notat e kreditit aplikohen për fatura të finalizuara (dhe, në vende fiskale, të dërguara te autoriteti). Për të lëshuar:

1. Hap faturën nga paneli Invoices i rezervimit ose nga lista globale.
2. Kliko Cancel invoice (kthim i plotë) ose Credit note (kthim i pjesshëm — zgjidh rreshtat për t'u kredituar).
3. Fut arsyen e anulimit ("Të dhëna klienti të gabuara", "Qëndrim i anuluar", "Korrigjim TVSh", etj.). Arsyet ushqejnë raportin void/refund.
4. Konfirmo. HotelBee gjeneron notën, dërgon mesazh fiskal anulimi (kur fiskalizimi është aktiv), dhe statusi i faturës bëhet Cancelled. PDF i notës mund të shkarkohet dhe dërgohet me email si faturë e zakonshme.

Rregulla fiskalizimi

Në vende me fiskalizim të detyrueshëm (Shqipëri, Itali, etj.), çdo dokument anulimi duhet të referojë regjistrin origjinal fiskal (IIC). HotelBee e bën automatikisht — detyra jote është të sigurohesh që pajisja fiskale është online kur lëshon notën. Nëse fiskalizimi dështon:

• Nota hyn në gjendjen Pending Cancel.
• Fatura shfaqet Cancelled në HotelBee.
• Moduli Failed Fiscalizations liston gjithçka në pritje — riaktivizo prej aty kur pajisja kthehet online.

Ku shfaqen rimbursimet dhe notat

• Paneli Payments i rezervimit — rreshti i pagesës merr një rresht rimbursimi; fatura e anuluar merr etiketën Cancelled.
• Lista e faturave — filtro sipas statusit për të gjetur çdo faturë të anuluar dhe notat përkatëse.
• Raporti Transactions — rimbursimet shfaqen si rreshta me shumë negative; totalet ditore neto automatikisht.
• Night audit / Daily Revenue Journal — rimbursimet dhe notat janë rreshta në mbylljen ditore.

Praktika më e mirë

• Vendos arsye për çdo rimbursim dhe notë — vetja jote e ardhshme dhe audituesi do të të falënderojnë.
• Rimburso te metoda origjinale kur mundesh — pritjet e mysafirit përputhen, rreziku i chargeback ulet, kontabiliteti është më i thjeshtë.
• Përputh notën me rimbursimin të njëjtën ditë — regjistri fiskal dhe lëvizja e parave të njëjtën ditë mban librat të pastër.
• Mos rimburso çfarë nuk mund të anulosh — nëse fatura është finalizuar dhe rimburson pa notë krediti, regjistrat tatimore do të mbivlerësojnë të ardhurat.