Si të ndash një folio (një qëndrim, fatura të shumta)

Folio mban ngarkesat e qëndrimit. Default një folio i faturuar mysafirit. Split = krijo folio të dytë (ose të tretë) nën të njëjtin rezervim, secili me bill-to, dhe rrugëzo çdo ngarkesë te i duhuri kur shtohet. Në check-out lëshon një faturë per folio. Filozofi: bëje në fillim, sepse korrigjimi pas faturës është ushtrim notë krediti.

Kur të ndash

• Qëndrim korporativ: kompania paguan dhomë + B&B sipas kontratës, mysafiri paguan extras personale.
• Business + leisure (bleisure): punëdhënësi mbulon ditë biznesi, mysafiri zgjatjen leisure.
• Dy udhëtarë në një dhomë, secili dëshiron receipt të vetin për expense report.
• Booking grupi ku group leader mbulon dhomë+taksë dhe individët extras.
• Sigurim / agjenci / tour operator mbulon pjesë (3 net të 5).

Hapi 1 — krijo folios te check-in

1. Hap rezervimin. Gjej seksionin Folios / Invoices.
2. Folio 1 default — bill-to është mysafiri po nuk e ndryshove. Po mysafiri paguan extras, lëre.
3. Shto Folio 2 (dhe 3 nëse duhet). Për secilin, vendos bill-to te paguesi (kompania, agjencia, tour operator). Çdo bill-to ka nevojë për profil klienti.
4. Opsionale, etiketo ("Kompani", "Personal", "Ditë Biznesi") që rrugëzimi i qartë për stafin.

Hapi 2 — rrugëzo auto-ngarkesat

Tarifa e dhomës poston natën te një folio. Zgjidh: zakonisht netët shkojnë te folio korporativ, mëngjesi me to. Konfirmo në check-in ku shkojnë auto-ngarkesat, ruaj. Mes-qëndrimi mund të ndryshosh për netët e ardhshme por jo retroaktivisht pa notë krediti.

Hapi 3 — rrugëzo ngarkesat manuale

Kur një porosi POS ngarkohet te dhoma, kur spa shton një shërbim, kur recepsionisti shton minibar — secila pyet për folio. Trajno stafin të default te folio personale për incidentals dhe të pyesin nëse e paqartë. "Charge to room" është e paqartë me dy folio — bëhu eksplicit.

Hapi 4 — në check-out

1. Rishiko çdo folio me mysafirin. Trego totalin personal që po paguan tani.
2. Settle folio personal (cash, card). Lësho fatura personale.
3. Lësho fatura korporative / agjencie. Po net-30 shkon te AR; po pagohet menjëherë, post pagesa tani.
4. Email faturën korporative te AP sipas kontratës (mos ia jep mysafirit po nuk e kërkon).

Pattern të zakonshëm

Korporativ + personal

Dy folios. Folio 1: bill-to = kompani, dhomë + mëngjes. Folio 2: bill-to = mysafiri, gjithçka tjetër.

Business + leisure (5 net, 3 biznes + 2 leisure)

Dy folios. Folio 1: kompania, netët 1-3. Folio 2: mysafiri, netët 4-5 + extras.

Dy udhëtarë, një dhomë, receipts të veçantë

Dy folios, të dy bill-to mysafirë. Ndaj tarifën 50/50. Extras të secilit te folio i tij.

Tour operator që mbulon pjesë

Dy folios. Folio 1: tour operator, pjesa pre-paid. Folio 2: mysafiri, netët e mbetura + extras. Fatura e tour operator zakonisht përmes AR me net-X.